差旅费政策

欢迎回来!  现在你的旅行结束了, 必须通过大学采购卡和员工自付费用等支付方式提交费用报告，以说明在大学业务期间发生的费用.  每次出差请只提交一份报销单.  预付费用可能已经在之前的费用报告中提交, 如果是这样的话, 你不需要把这些费用包括在旅费报表上.  您的差旅费用报告应在旅行结束的下一个月的月底前提交.

费用报告

采购卡

如果您在旅行时使用了以您的名义签发的大学采购卡, 这些费用需要包括在你的差旅费报告中.  费用可能需要3-8个工作日才能显示在Concur中.  请不要提交您的费用报告，直到所有预付费用在Concur中可用.

采购卡收据

如果使用以您的名义签发的采购卡, 当费用金额超过75美元时，需要附上收据, 除非是商务用餐, 机票, 酒店, 汽车租赁, 或者无论金额多少都需要收据的挂号费. 如果你已经使用Concur Mobile应用程序来捕获收据, 这些收据将已经存储在Concur的收据存储和可用费用部分中，以便添加到新的或先前打开的费用报告中.  收据也可以通过电子邮件发送到 receipts@concur.com，在此之前，请验证您在Concur中的电子邮件地址是否正确.  通过电子邮件发送到Concur的收据将可在收据存储中使用.  在创建费用报告时，也可以手动将收据上传到Concur.

其他自付费用

报销费用也应包括在这个费用报表上.  无论金额多少，所有自付费用都需要分项收据.

住宿

你的酒店发票应该附在你的报销单上.  住宿费用类型需要逐项列出.  你的住宿收据上必须有旅客的姓名, 酒店的名字, 到达和离开的日期, 房费, 用于付款的信用卡类型, 支付酒店费用和适用税款(“零”余额).

个人车辆里程

根据美国国税局的标准商业里程费率，大学将报销65.大学商务用车每英里5美分(截至2022年1月)，按最直接路线实际行驶距离计算(不超过谷歌地图所列里程的105%). 从旅客工作站到目的地的里程报销, 除非从旅行者的住处开车更近. 您可以使用Concur的里程计算器来计算您的可报销里程.

餐

你的目的地的固定的每日津贴数额决定了你的每日膳食津贴(旅行津贴).  要在费用报表中输入每日费用，您需要为此费用报表创建或导入行程.  确保不吃任何提供给你的饭菜.  学校采购卡不得用于支付旅行中的个人餐费.  如果由于某种原因，在旅行中使用了个人餐费，你需要将这笔费用标记为个人费用，这笔费用将从你的报销中扣除.  如果要报销给旅行者的金额不包括所有个人费用, 差额将通过工资系统从旅客的工资中扣除.

每日

国内和国外旅行的餐费和杂费按美国国务院规定的每日津贴支付.S. 美国联邦政府(CONUS或OCONUS)，根据旅行者当天的目的地.  无论旅行何时开始或结束，学校将按每日标准费率的75%报销旅行第一天和最后一天的餐费和杂费.

费用分配

报告标题上的帐号将用于整个报告，除非您使用Allocations将费用分配给不同的成本对象. 可以在单独的费用类型表单中添加分配，也可以在Concur中的Manage Expenses屏幕中添加分配.

费用明细

在Concur中，收据可以在多个费用类型之间逐项列出. 在费用类型表单上输入主要费用类型后, 选择Itemizations选项卡并输入收据所需的尽可能多的不同费用类型, 确保分项费用的总额与收据的总额相符. 即使收据上有多种付款类型或业务用途，也可以使用此逐项分类功能. 

超过60天的课税

火狐体育下注旅行政策E-5-1规定，员工必须在商务旅行被认为是合理的一段时间结束之日起的60个日历天内完成并批准所有业务费用的同意旅行费用报告.  如果同意差旅费用报告超过60天被退回，部门将被要求填写一份 60天以上纳税申报表 并将填妥的表格附在同意差旅费用报告上.  凭这张表格可以为旅客申请免税. 如果表格被批准，报销将不会作为应税工资处理. 如果表格未获批准或未要求豁免, 补偿将作为应纳税工资发给旅行者.

费用报销

未使用学校采购卡支付的差旅费用，应在旅行结束当月的次月月底前提交.  无特殊情况, 差旅人员自旅行结束之日起超过60天批准的差旅费用报告，按应纳税工资申报.  在收到差旅费用报告的最终批准后，报销将包括在员工的工资期内的工资中.