金融合规 & 分奖项监测|大学金融服务-火狐体育下注

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RFS中的财务遵从性是对联邦法规、法规和要求的遵守. 这对于维持资金来源以继续研究至关重要. 与赞助商和部门人员合作, 我们协调审计工作, 桌子上评论, 赞助项目(外援项目)实地考察. 与我们的校园伙伴紧密合作, 我们的工作People员处理包括赞助项目在内的日记账凭证成本转移. 财务遵从性还执行子接收方监视审查.

子收件人监控台审查

一般查询，请发电子邮件莎拉.rodrigues@jiechengstone.net

达林塞西尔	副主任	859-257-3193
莎拉·罗德里格斯	合规专员	859-257-1748
特拉维斯蒙哥马利	数据分析专员	859-257-9094

成本转移

成本转移的内容和原因

成本会计准则(CAS)是统一应用成本会计原则的准则. 在类似情况下为同一目的而发生的费用必须一致处理. 一般规则和永久规则的编纂工作由联邦政府各部门和机构在《火狐体育下注》上公布. 第200部分是统一管理要求, 联邦合同的成本原则和审计要求. 这也被称为统一指南或UG.

财务管理是对赞助资金的高效、有效控制, 问责制, 所有的基金, 财产和其他资产，并确保它们仅用于授权的目的. 统一指南规定，支出资金的文件是为了证明财务符合联邦法规, 奖项的规则和条款及条件.

什么是允许成本(适用性)

成本是允许的, 它必须是相关的或适当的成本来执行一个项目的工作范围. 费用必须是可分配的、合理的，并且是履行裁决所必需的. 可分配的是指该成本是可承担或可分配的，以完成工作范围，并对项目有相对的好处. 为完成项目目标，成本是具体的、必要的和可识别的. 合理是指所获得的货物和服务以及所涉及的金额反映了履行工作范围的行为. 成本应当是普通的，并与其他商品或服务的价格相当. 买方在决定承担费用时必须谨慎行事. 必要是指完成工作范围所必需的物品或者服务. 费用分摊和项目收入的支出与直接支出遵循相同的适用性要求. 被认为不允许作为直接费用的支出，也不允许作为成本分摊和项目收入费用入帐. 注意:赞助商奖励条款可能会认为通常被认为是允许的特定费用(如差旅费)是不允许的, 员工福利成本, 等.

文档

文件是识别和包含支持支出的适当信息的适当记录. 统一指南规定，费用的文件必须有充分的文件记录，清晰易读. 费用分摊的文件要求与直接支出的文件要求相同. UG规定文件的保存期限为三年, 然而, 赞助商可以在条款和条件中设定更长的期限. 文件必须在奖励保留期内提供.

程序及指引

程序和指导方针是协调和执行活动所需的正式指导. 这些为赠款管理提供了操作框架. 程序和指导方针是规章制度和内部控制的基础.

业务流程手册(BPM)
- 火狐体育下注规定的程序. 政策是需要做什么，程序是如何完成要求.
- E部分大学财务服务包括赞助基金管理的程序
- http://8is.jiechengstone.net/ufs/business-procedures-manual
资助项目管理处(OSPA)
- 负责管理通过火狐体育下注研究基金会授予的校外赠款和合同. Services include advice and assistance with budget preparation and other administrative requirement of proposals; review, negotiation and acceptance of awards; information regarding sponsor polices and 规定; preparation of subcontract documents.
- http://www.research.jiechengstone.net/office-sponsored-projects-administration/policies-procedures

监管的引用

统一的指导
- 统一指导是一个政府范围内的赠款管理框架，为联邦奖励提供了一套权威的规则和要求. 这是用于制定赠款和协议政策的基础.
- http://www.ecfr.gov/current/title-2/subtitle-A/chapter-II/part-200?toc=1
卫生与公众服务部授予政策声明
- 常用部分
  - 成本转移-受助人在补助金之间的成本转移, 无论是作为补偿成本超支的手段还是出于其他原因, generally are unallowable; 然而, 接收方(或分接收方或成本类型承包商)的成本转移有时可能需要纠正簿记或文书错误. 接收方(以及次级接收方和承包商)应该有适当的系统在合理的时间范围内检测此类错误. 不及时发现错误可能表明内部控制不到位.
  - 允许的成本转移应在错误发生后立即进行，但不迟于错误发生后90天，除非转基因生物事先批准更长的时间. 根据45 CFR 74，转让必须有文件支持.53 or 92.42, 这充分解释了错误是如何发生的，并由收件人的负责人证明了新收费的正确性, subrecipient, 或承包商. 仅仅说明转移是“纠正错误”或“转移到纠正项目”的解释是不够的. 这些信息不需要提交给转基因生物，但要接受审计. 如果转移影响先前提交的FSR，则必须提交修订后的FSR.
  - 成本记录中经常出现的错误可能表明需要改进会计制度, 加强内部控制, 或两个. 如果发生这样的错误, 鼓励各组织评价改进的需要，并作出任何认为必要的改进，以防止再次发生. 评奖机关也可以要求受奖人采取纠正措施，对评奖施加额外的条款和条件.
- http://www.hhs.gov/grants/grants/grants-policies-regulations/index.html
- http://www.hhs.gov/sites/default/files/grants/grants/policies-regulations/hhsgps107.pdf
美国国立卫生研究院拨款政策声明
- 政策要求作为NIH拨款的条款和条件. 这些条款不仅适用于主要受助人, 但也流向任何子奖项以及次级接受者，除非在规定或特定NIH奖项的条款和条件中另有规定.
- 常用部分
  - 7.2成本原则-一般, NIH拨款奖励提供实际的报销, 允许发生的成本，并受联邦成本原则的约束.
  - 7.5成本转移, 超支和加速和延迟支出-成本转移到NIH拨款的接受者, 联盟的参与者, 如果获得补助金的承包商需要更正文书或簿记错误，则应在发现错误后90天内完成. 转账必须有文件支持，充分解释错误是如何发生的，并有接收方负责的组织官员证明新费用正确, 联盟的参与者, 或承包商. 仅仅说明转移是“纠正错误”或“转移到纠正项目”的解释是不够的. 将成本从一个项目转移到另一个项目，或从一个竞争性部门转移到下一个部门，仅仅是为了弥补成本超支是不允许的.
- http://grants.nih.gov /政策/ nihgps /索引.htm
- http://grants.nih.gov /资金/政策/ nihgps / nihgps.pdf

成本转移程序支持

以下部分将提供特定或常用主题的指导和链接. 要获得完整的参考，请参考BPM.

常用的BPM流程和指南:

表格及连结

成本分担融资

成本分摊, 通常被称为匹配或实物, 费用是否由大学或第三方支付, 可拨出的, 合理和必要的完成项目目标. 大学支付的费用必须记入助学金的费用分摊基金中. 部门可以选择每月自动处理成本分担资金，也可以提交合资企业来资助账户.

成本分担融资参考

成本分担资助合资企业不是真正的成本转移，也不遵循成本转移政策. 因此，除非发生特殊情况，否则不需要提供文件和签名. 注:成本分担资助合资企业不应与按照成本转移政策转移的拨款的费用相混淆.

成本分摊BPM E-50-2
按账户和/或个人提供的QRC成本分担资金
以下是根据费用类型使用的成本分担融资gl. 借记分录将是您从中转移资金的成本中心，并将使用GL 750XXX. 信贷条目将记入赠款和成本分担基金，并将使用GL 740XXX. 不要忘记手动更新与赠款相关的资金(001189XXXX)，因为合资企业默认使用外部赞助商资金. 成本分摊基金可以在Dimensions选项卡中使用tcode GMGRANT找到.

费用类型	从成本分摊转移	转移到成本分摊
工资只有	740510	750510
只有好处	740515	750515
营业费用	740520	750520

Subaward Invoice Monitoring

什么是次级奖励?

子合同是与另一个实体签订的协议，该实体将执行UKRF研究项目的部分工作范围. 该第三方实体被称为次级接受者或次级受让人.

谁负责监视子收件人?

对子收件人的监视分为几个方面. 主要职责包括:

受资助项目管理办公室-审查和批准分包合同，并根据分包方过去的财务和审计历史以及其他因素评估授予协议的风险.
首席研究员/部门-审查分接受者的财务和技术报告的准确性, 及时性, 以及与工作范围和项目进度相关的其他方面. 在付款前批准所有发票.
调查财务服务——随机检查发票和文件，以确保费用合理, 可拨出的, 可验证的, 允许的，并且子收件人遵守报告和发票要求.

大学需要多长时间来处理奖学金获得者的发票?

根据统一指南法规200.305, 大学必须在收到发票后30天内付款给分收件人，除非首席研究员认为付款请求是由于可交付成果的问题而不适当的, 奖励条件, 或者其他问题.

如果我有关于子收件人监控的问题，我应该联系谁?

请联系 subawards@jiechengstone.net 的问题.

点击这里 有关分包协议，发票流程和责任的更多信息的链接.

审计、案头审查和实地考察

单一审计是对花费750美元的非联邦实体进行组织范围的财务报表和联邦奖励审计,000 or more in federal funds in one year; previously known as the OMB Circular A-133 audit. 其目的是向联邦政府保证，非联邦实体具有适当的内部控制，并且总体上符合项目要求.

通过单一审计, 专业审计员审查火狐体育下注的财务管理流程, 包括财务管理系统及其对所有联邦拨款要求的遵守. 它被称为“单一审计”，因为它结合了一次审计，涵盖了所有联邦拨款.

每个地区都有责任确保遵守火狐体育下注的管理法规和国家规定, 联邦和担保人的要求. 火狐体育下注的政策和程序取代保荐人的要求.

前台审查和实地考察是对赞助资金的监督，以便对资金进行良好的管理. 受助人负责使用他们建立的控制和政策管理赠款支持活动的日常运作. 这种监测是通过审查来自接收方的报告和通信来完成的, 审计报告, 实地考察和其他信息.

子收件人监控台审查

就像赞助商和联邦项目监督大学对资金的管理一样, 《火狐体育下注》规定我们也要这样做. UG关于子收件人监测的规定从 2 CFR 200.331. 以下是值得注意的监管要点.

2 CFR 200.332 (d)必要时监测分授人的活动，以确保分授用于经授权的目的, 遵守联邦法规, 规定, and the terms and conditions of the subaward; and that subaward performance goals are achieved. 子接收方的传递实体监控必须包括:

审查移交实体要求的财务和业绩报告.
跟踪并确保分接受者及时采取适当行动，解决通过审计发现的由传递实体提供给分接受者的联邦合同的所有缺陷, 现场评审, 以及来自次级接受者的书面确认, 强调为解决与特定分奖项有关的单一审计发现而计划或采取的行动的状况.
针对适用的审计结果发布管理决定，该审计结果仅与由传递实体提供给分接受者的联邦合同有关 § 200.521.
传递实体负责解决与子奖项具体相关的审计发现，而不负责解决横切发现. 如果次级接受者在联邦审计信息中心发布了当前的单一审计报告，并且没有被排除在联邦资金的接收之外(e.g., 已被禁止参赛或暂停参赛), 传递实体可能依赖于分接受方的认可审计机构或认可监督机构执行审计跟踪，并根据章节的规定做出与交叉发现相关的管理决策 § 200.513 (a)(3)(七). 这种依赖并没有消除传递实体发布符合机构和奖励特定要求的子奖励的责任, 通过持续的分包监督来管理风险, 并监控与子奖项相关的研究结果的状态.

2 CFR 200.332 (h)考虑对不合规的子收件人采取执法行动，如 § 200.这部分的339 在项目规定中.

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