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FAQ's
请透过myUK Learning报名参加以下由旅行社提供的三个Training课程.
- 快速旅行 (网络Training):在这堂课上, 您将了解通过旅游服务安排大学公务旅行(飞机/酒店/租车)的程序/政策.
- 同意网上预订 工具 (WebEx演示):在这堂课上, 您将学习如何使用Concur, 火狐体育下注的在线旅游预订系统, 安排你正式的大学商务旅行. 本课程结束后, 您将创建您的旅行配置文件，并将能够使航空公司, 酒店和汽车预订. 这次Training的录音也可以得到 在这里.
- 高级同意在线预订 工具 (WebEx演示):在这堂课上, 您将学习使用Concur的高级功能，包括预订多名旅客, 共享和克隆保留, 创建模板, 索要酒店和汽车费用的电子收据. 这是一堂讨论/动手操作的计算机课. 如果使用两台显示器，您将从本课程中获益最多-一台用于WebEx演示，另一台用于Concur的实际操作. 本课程的参与者必须是有经验的Concur用户. 这次Training的录音也可以得到 在这里.
2023年旅行社Training时间表:
| Training班 | 日期 | Time | 位置 | 最大的参与者 |
| 同意在线预订工具 | 04/20/23 | 8:30am | 工作站 | 30 |
| 高级同意在线预订工具 | 04/20/23 | 10:30am | 工作站 | 30 |
| 同意在线预订工具 | 06/01/23 | 10:30am | 工作站 | 30 |
| 同意在线预订工具 | 08/24/23 | 8:30am | 工作站 | 30 |
| 高级同意在线预订工具 | 08/24/23 | 10:30am | 工作站 | 30 |
| 同意在线预订工具 | 10/19/23 | 8:30am | 工作站 | 30 |
| 同意在线预订工具 | 12/14/23 | 8:30am | 工作站 | 30 |
| 高级同意在线预订工具 | 12/14/23 | 10:30am | 工作站 | 30 |
一般FAQ's
我有一个关于我提交的旅行费用报告的问题. 我该联系谁??
应付帐款服务部处理所有出差报告. 可以联系到他们 concurexpense@jiechengstone.net.
旅行保险是允许的吗??
不可以，任何形式的旅行保险都不允许用于报销.
火狐体育下注采购卡上允许的旅行费用是什么?
- 机票(如果机票包括个人旅行, 只有当商务结合个人旅行的费用低于商务机票的费用比较时，才允许使用procard)。
- 行李
- 座位的费用
- 其他航空公司收费
- 住宿(不包括客房服务、电影、迷你酒吧等个人费用)
- 租车(仅当卡上是租车人的名字时)
- 地面运输
- 停车
部门是否可以支付或报销员工获得护照的费用?
不，这是不允许的或可报销的费用.
什么是“私人旅行”??
个人旅行被定义为除了购买大学官方商务旅行的往返机票之外的任何选择. 个人旅行的选择包括旅行日期, 目的地, 弯路, 升级费用, 旅客工作机场以外的始发机场, 或任何不被视为大学官方商务旅行选择的选择. 选择单程行驶超过500英里也被认为是私人旅行.
何时需要填写汽车纪录表格?
开出租汽车的旅行者, 机动调配车辆, 或用于大学公务的个人车辆必须在大学风险管理部门存档的机动车辆记录(MVR)表格. 这种形式可以找到 在这里.
我有10个或更多的旅行者在同一次旅行中旅行, AAA或Avant可以帮助这个群体协调航空旅行吗?
是的, AAA Corporate 旅游服务和Avant Travel都提供团体旅游服务，包括团体航空信息咨询, 与航空公司合作，确保集团折扣，并确保整个集团的机票预订. 以了解有关此服务的更多信息, 你可以联系AAA和Avant, 他们的火狐体育下注请见下文.
AAA商务旅游服务: groupair@aaa.alliedgroup.com
Avant旅行社:(859)233-0000
何人获授权在大学因公出差时驾驶车辆?
学校雇佣的人员可以被允许驾驶学校拥有的车辆, 在符合下列规定的情况下，凭个人或租赁车辆出差.
- 部门管理员或系主任批准
- 司机
- 持有有效的经营者执照
- 提交一个 MVR放行表格 风险管理
- 至少有五年的驾驶经验
- 没有健康问题限制或限制驾驶执照
- 在过去三年内，不超过两次涉及过失事故
- 有六个或更多缺陷点的MVR, 由国家机动车记录确定, 会否导致对驾驶特权的检讨
欲了解更多信息，请查阅 BPM D-1-2:被授权使用车辆的人员.
机票FAQ的
机票是否需要通过火狐体育下注旅游供应商(Concur、AAA或Avant)购买??
目前，所有国际机票都需要通过火狐体育下注旅游供应商预订. 国内机票可以通过其他供应商预订, 但首选的方法是使用火狐体育下注的旅游供应商.
一个旅客通过另一个供应商预订了国际机票，我们需要做什么?
需要获得成本比较，以了解如果通过火狐体育下注供应商购买门票，成本将是多少，并且需要提交业务流程例外请求表格 UFS@jiechengstone.net.
我什么时候需要获得有效的成本比较?
当旅行涉及个人旅行时，需要进行费用比较, 单程开车超过500英里到达商务地点，如果国际机票是通过其他供应商预订的.
如何获得有效的成本比较?
成本比较需要在实际购票当天得到. 成本比较可以通过Concur Travel或火狐体育下注的旅游供应商AAA或Avant获得. 点击 在这里 有关成本比较的更多信息.
如果我们在实际购票当天没有获得有效的成本比较，会发生什么呢?
请求 历史机票价格比较表 是否须要连同实际预订机票的机票收据副本一并提交给旅行社. 旅行社将与美国汽车协会合作，在实际购买机票的日期拉出仅用于商务旅行的机票价格.
如果我的航班在旅行中被取消，我该怎么办?
- 如果您通过火狐体育下注指定的旅行供应商AAA或Concur(859-323-5354)或Avant travel(859-233-0000)购买机票, 请随时致电相应的代理机构，代理将很乐意为您重新安排住宿.
- 如果您被取消的机票积分在那时没有用于您的新机票, AAA或Avant会告知您在以后的旅行中使用信用卡的规则，或者航空公司是否会退还机票取消的部分.
- 如果你的航班被取消了，当你在机场, 您可能会被指示排队，航空公司的登机口工作人员将重新安排您. 如果是这样的话, 排队时, 请拨打AAA或Avant，通过与代理商交谈，您可能会得到更快的服务.
- 如果您通过其他供应商购买机票(例如.g. δ.网站、Expedia、Fly Away Travel)， 然后你需要直接打电话给供应商/航空公司来帮助你.
- 如果您被取消的机票积分在那时没有用于您的新机票, 代理应该能够告诉你如何在未来的旅行中使用积分，或者航空公司是否会退还机票被取消的部分.
- 如果你的航班被取消了，当你在机场, 您将需要由现场的航空公司代理重新安排.
住宿的常见问题
员工/教职员工在火狐体育下注出差时，允许预订Airbnb而不是酒店吗?
是的，在火狐体育下注商务旅行是允许使用Airbnb的. 该部门需要确保他们所预订的是合理的，以满足他们的业务需求. 例如，预订一套四居室的房子，这样他们就可以带着家人一起去，这是不合理的. 也, 如果Airbnb房东向他们收取任何损失费, 额外的客人费用或酒店通常不收取的费用, 这将被视为个人费用，由旅行者负责.
酒店需要通过火狐体育下注旅游供应商预订吗?
酒店不需要通过火狐体育下注旅游供应商预订.
租车常见问题解答
我怎么订一辆12-15的客货两用车?
客货车不能通过Concur在线预订工具预订. 你需要直接联系当地的租车公司预订一辆客车.
我们可以用部门通行证为员工预订租车吗?
租车公司不允许使用信用卡授权表格, 意思是他们不会接受一个名字的procard, 以他人的名义支付租车费用. 租车人在取车时必须以自己的名义出示信用证.
租赁汽车是否可以购买碰撞损害保险或附加保险?
- 国内租车, 责任和物理损害保险包括在大学的车队保险政策中. 因此，购买租车保险是不允许的或可报销的费用.
- 国际汽车租赁, 购买碰撞损害豁免(CDW)的物理损坏的车辆是允许和报销. 许多国际租车事故比国内事故更难解决，购买额外的保险可以帮助解决这类问题. 此外，许多国家要求旅行者购买额外的保险才能租车. 有关租车保险的问题可以直接联系大学风险管理部，电话257-3708.
租车是否可以收取额外的司机费用?
如果额外的司机费用是家庭成员的，这是不允许的费用，也不会由大学报销.